POLITICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
UNIPHOS COLOMBIA PLANT LIMITED – UCPL

Artículo 1. NORMATIVIDAD APLICABLE.
La presente política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y su Decreto reglamentario 1377 de 2013, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.

Artículo 2. DEFINICIONES.
Para el cumplimiento adecuado de los parámetros fijados por la presente política, y de conformidad con lo previsto en el Artículo 3 de la Ley 1581 de 2013, así como el Artículo 3 Decreto Reglamentario 1377 de 2013, se entiende por:
  1. Dato Personal : cualquier información vinculada o que pueda ser asociada a una o varias personas naturales determinadas o determinables, que se encuentren registrados en una base de datos que los haga susceptibles de tratamiento. Ciertos datos personales hacen parte de los denominados “datos públicos”, dentro de los cuales se encuentran aquellos incluidos en el Registro Civil. UCPL en orden a dar cumplimiento a sus obligaciones legales y contractuales, requiere del tratamiento de numerosos datos personales, entre estos los de sus trabajadores.
  2. Base de Datos : Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  3. Titular : Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento, así como las personas jurídicas cuando los datos de las personas naturales que la conforman se vean involucrados.
  4. Tratamiento : Cualquier operación sobre datos personales, tales como recolección almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  5. Responsable del tratamiento : Persona natural o jurídica, pública o privada que decida sobre la base de datos y el tratamiento.
  6. Encargada del tratamiento : Persona natural o jurídica, pública o privada que realice el tratamiento de datos por cuenta del Responsable.
  7. Autorización : Consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  8. Aviso de privacidad : Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Artículo 3. AUTORIZACIÓN .
La autorización puede constar en cualquier mecanismo que permita garantizar su posterior consulta, la autorización podrá constar a) por escrito, b) de forma oral, o c) mediante conducta inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que se otorgó la autorización; en todo caso en ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

Artículo 4. CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS.
En las bases de datos de UCPL se almacena información general como nombre completo número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, UCPL puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos). En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular.

Artículo 5. PRUEBA DE LA AUTORIZACION.
UCPL mantendrá registros o mecanismos necesarios para demostrar cuando y cómo se obtuvo la autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento del mismo.

Artículo 6. TRATAMIENTO DE LA INFORMACION.
En desarrollo de su objeto social consistente principalmente en la importación, exportación, investigación, deshidratación, envasado, asistencia técnica, consultoría, fabricación, refinamiento, transformación, compra, venta distribución, comercialización de productos orgánicos o inorgánicos, intermediarios químicos, agroquímicos, semillas, fibras sintéticas minerales y sus productos o subproductos, UCPL realiza el tratamiento de Datos Personales de sus empleados, contratistas, proveedores, clientes y potenciales clientes, consumidores y potenciales consumidores de sus productos y/o servicios, actividad que ejecuta directamente, o en algunos casos a través de contratistas o terceros contratados o con los cuales se tienen acuerdos para dichas tareas. En cumplimiento de procesos y políticas corporativas, UCPL puede requerir transmitir o transferir dichos datos a sus compañías vinculadas, filiales y/o subsidiarias en Colombia y o en el exterior.

Artículo 7. FINALIDADES.
El tratamiento de datos incluye la recolección, transferencia, almacenamiento, uso, circulación, administración, supresión, compartimiento, actualización y transmisión, en la forma permitida por la ley y se realiza con las siguientes finalidades: Artículo 8. DERECHOS.
Los Titulares de los datos personales a que se refiere la Ley 1581 de 2012 tienen los siguientes derechos:
  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la  ley;
  3. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
  6. Acceder en forma gratuita una vez al mes, en caso de solicitarlo, a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Artículo 9. DEBERES.
De conformidad con lo previsto en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, UCPL se encuentra en la obligación de dar cumplimiento a los siguientes deberes:
  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento;
  8. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012;
  9. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  10. Tramitar las consultas y reclamos.
Artículo 10. ACCESO.
El titular podrá acceder a su información personal que es objeto de tratamiento por parte de UCPL, para: a) conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales, b) tener acceso a los datos personales en posesión del responsable, o conocer la finalidad que justifica el tratamiento. El titular tendrá acceso a los datos personales objeto de tratamiento por parte de UCPL previa solicitud y acreditación de su identidad, de manera gratuita, una vez al mes.

Los Titulares de datos personales deben dirigir sus consultas o reclamos así:

RESPONSABLE:
Razón Social: Uniphos Colombia Plant Limited – UCPL
Domicilio: Barranquilla, Atlántico, (Colombia)
Dirección: Vía 40 No. 85-85 Barranquilla
Correo Electrónico: manejodedatos@uniphos.com
Teléfono: +57 5 3 616200 extensión 3221
Área Encargada: Asistente Ejecutiva de la Gerencia

Artículo 11. CONSULTAS:
UCPL debe atender las consultas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha que se recibió la misma. Cuando no fuere posible cumplir con este tiempo, se deberá informar al interesado expresando los motivos del retardo y la fecha en que se atenderá la consulta en un término no mayor a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.


Artículo 12.RECLAMOS:
El Titular o causahabiente que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrá presentar un reclamo a UCPL el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

Acreditación de la identidad de quien presenta el reclamo. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredita quela misma actúa en representación de aquel, se tendrá por no presentada.
El reclamo se formulará a través de los medios habilitados por UCPL, con mínimo lo siguiente:

fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.


Artículo 13. RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACION, SUPRESIÓN Y/O REVOCATORIA DE LA AUTORIZACION.
Los Titulares podrán en todo momento solicitar a UCPL la rectificación, actualización, supresión y/o revocatoria de los datos personales a que se refiere la Ley 1581 de 2012, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con el Procedimiento indicado en esta Política.

No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.


Artículo 14. QUEJA ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO.
Vencido el término legal respectivo, el Titular podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento, para que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.

Artículo 15. MEDIDAS DE SEGURIDAD.
UCPL adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales objeto de tratamiento, evitando así su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Artículo 16.  TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAISES.
En concordancia con el artículo 26 de la ley 1581 de 2012, se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la

Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los exigidos por la ley 1581 de 2012.

Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

  1. Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia;
  2. Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública;
  3. Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable;
  4. Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;
  5. Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular;
  6. Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
Artículo 17. VIGENCIA DE LA POLÍTICA.
La presente política entra en vigencia el 15 de diciembre de 2013. Las bases de datos se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal o contractual.

Artículo 18. MODIFICACIONES A LA POLITICA.
UCPL se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento. Sin embargo, en caso de modificarse sustancialmente su contenido se le comunicará esta situación a través de los datos de contacto que nos hayan suministrado los Titulares.

Artículo 19. DOCUMENTACION.
UCPL deberá documentar el proceso para el tratamiento de los datos personales (Aviso de privacidad, autorización y reclamos) de conformidad con las normas aplicables.

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